PNC Kenalkan Aplikasi Arsip Digital, Mudahkan Layanan Publik di Desa Banjarwaru
cilacapedia, Cilacap – Tim Pengabdian kepada Masyarakat dari Politeknik Negeri Cilacap (PNC) mengadakan pelatihan ‘Pengembangan Desa Digital dengan Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Persuratan untuk Meningkatkan Pelayanan Publik’ pada Pemerintah Desa Banjarwaru, Nusawungu, Rabu (4/12/2024).
Kegiatan di Desa Banjarwaru ini bertujuan meningkatkan kualitas pelayanan publik melalui penerapan sistem informasi digital dalam pengelolaan arsip persuratan di pemerintah desa. Dipimpin Ketua Tim Pengabdian PNC, Santi Purwaningrum bersama dengan anggota tim yang terdiri dari Ratih Hafsarah Maharrani, Agus Susanto, Prih Diantono Abda’u, Muhammad Nur Faiz, Oman Somantri, Ari Kristiningsih, dan Khoeruddin Wittriansyah.
Penyelenggaraan kegiatan ini penting untuk mengatasi tantangan yang dihadapi Pemerintah Desa Banjarwaru dalam mengelola arsip persuratan yang masih dilakukan secara manual dan konvensional. Sistem pengelolaan arsip yang manual kerap menyebabkan kesulitan dalam pencarian dokumen, memakan waktu, dan berisiko terhadap kerusakan serta kehilangan arsip penting.
Penerapan sistem informasi ini melibatkan beberapa tahapan, mulai pelatihan kepada perangkat desa mengenai penggunaan sistem kearsipan digital, hingga implementasi sistem yang memungkinkan perangkat desa mengelola dan mengakses arsip persuratan dengan lebih mudah.
Tim pengabdian memberikan pelatihan kepada aparat desa tentang mengoperasikan perangkat lunak untuk input data, penyimpanan, serta pencarian arsip secara elektronik. Dengan demikian, perangkat desa dapat menghemat waktu dan tenaga dalam menjalankan tugas administrasi, serta meningkatkan kualitas layanan publik kepada masyarakat.
Secara teknis, sistem informasi yang diterapkan memungkinkan arsip persuratan seperti surat masuk, surat keluar, dan dokumen penting lainnya dapat disimpan secara digital dan terorganisir. Setiap perangkat desa yang terlibat dalam pengelolaan arsip akan diberikan akses untuk mengelola data tersebut melalui sistem berbasis cloud, yang dapat diakses kapan saja dan di mana saja.
Proses digitalisasi ini bertujuan mengurangi ketergantungan pada arsip fisik yang rentan terhadap kerusakan akibat usia dan cuaca, serta mempercepat waktu pemrosesan dokumen.
Yang lebih menarik melalui penerapan sistem digital ini, masyarakat Desa Banjarwaru kini dapat mengajukan permohonan surat pengantar atau surat keterangan tanpa harus ke kantor desa. Cukup dengan menggunakan smartphone warga dapat mengajukan permohonan surat secara online, mengisi formulir, dan mengunggah dokumen yang diperlukan melalui aplikasi atau situs yang disiapkan.
Santi Purwaningrum menekankan sistem ini akan memudahkan masyarakat mendapatkan layanan publik yang lebih cepat dan praktis. “Masyarakat tidak perlu lagi repot datang ke kantor desa atau kelurahan, menunggu giliran, dan membuang waktu. Mereka cukup menggunakan perangkat yang dimiliki, seperti ponsel pintar, untuk mengajukan surat pengantar atau surat keterangan yang mereka butuhkan,” ujarnya.
Manfaat dari pengembangan desa digital ini dirasakan oleh Pemerintah Desa Banjarwaru. Masyarakat kini dapat memperoleh layanan administrasi dengan lebih cepat dan efisien, seperti pembuatan surat-surat keterangan yang sebelumnya membutuhkan waktu lebih lama karena pencarian arsip fisik yang memakan waktu.
Dengan sistem yang baru, perangkat desa dapat memberikan pelayanan yang lebih responsif dan akurat, sehingga meningkatkan kepuasan masyarakat terhadap pelayanan publik di desa.
Kegiatan pengabdian ini mendapat sambutan positif dari aparat desa dan warga. Banyak perangkat desa yang merasa terbantu, karena proses administrasi yang sebelumnya memakan banyak waktu kini diselesaikan lebih cepat.
Selain itu, digitalisasi arsip juga memberikan rasa aman, karena data tidak lagi terancam hilang atau rusak. Respons positif juga datang dari masyarakat, yang merasa lebih mudah dalam mengakses layanan desa, sehingga kepercayaan mereka terhadap pemerintah desa semakin meningkat.
Secara keseluruhan, kegiatan ini tidak hanya meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip di tingkat desa, tetapi juga mendukung terciptanya pemerintahan desa yang lebih transparan, efisien, dan responsif. Dengan adanya penerapan sistem informasi kearsipan persuratan, Desa Banjarwaru bertransformasi menjadi desa digital yang siap menghadapi tantangan zaman dan memberikan pelayanan publik yang lebih baik bagi masyarakat.
